Ein Tagesgeldkonto, ein ETF-Depot und vielleicht noch ein Gemeinschaftskonto — schnell entstehen mehrere Stellen, an denen Kapitalerträge anfallen. Wer den Freistellungsauftrag richtig einrichten möchte, sorgt dafür, dass Zinsen, Dividenden und realisierte Kursgewinne bis zum gesetzlichen Freibetrag ohne direkten Steuerabzug ausgezahlt werden. Das dauert bei vielen Banken nur wenige Minuten und kann verhindern, dass Sie zu viel Kapitalertragsteuer zahlen und das Geld erst über die Steuererklärung zurückholen müssen.
Was ein Freistellungsauftrag konkret bewirkt
Banken führen auf Kapitalerträge grundsätzlich Kapitalertragsteuer ab. Der Steuersatz beträgt 25 Prozent. Hinzu kommen Solidaritätszuschlag und, falls Sie kirchensteuerpflichtig sind, Kirchensteuer. Ohne Freistellungsauftrag wird die Steuer bereits bei der Auszahlung oder beim Verkauf einbehalten.
Der Freistellungsauftrag teilt Ihrer Bank mit, bis zu welchem Betrag sie Ihre Kapitalerträge steuerfrei auszahlen darf. Grundlage ist der Sparer-Pauschbetrag. Er liegt bei 1.000 Euro pro Person und Kalenderjahr. Ehepaare oder eingetragene Lebenspartner, die zusammen veranlagt werden können, haben gemeinsam 2.000 Euro zur Verfügung.
Wichtig: Der Pauschbetrag gilt nicht pro Bank und auch nicht pro Depot. Er gilt für alle Kapitalerträge zusammen. Wer bei drei Banken jeweils 1.000 Euro freistellt, überschreitet als Einzelperson den zulässigen Gesamtbetrag deutlich. Das kann zu Rückfragen führen und muss spätestens über die Steuererklärung korrigiert werden.
Ein Freistellungsauftrag spart keine Steuern auf unbegrenzt hohe Erträge. Er nutzt lediglich den Freibetrag, der Ihnen ohnehin zusteht. Sobald Ihre Erträge über dem freigestellten Betrag liegen, führt die Bank auf den darüberliegenden Anteil automatisch Steuern ab.
Freistellungsauftrag richtig einrichten: die 5 Schritte
1. Alle Banken, Depots und Anlageformen erfassen
Verschaffen Sie sich zuerst einen Überblick: Wo erhalten Sie Zinsen, Dividenden oder sonstige Kapitalerträge? Typische Beispiele sind Tagesgeld, Festgeld, Wertpapierdepots, Sparkonten, Crowdfunding-Anlagen oder verzinste Verrechnungskonten. Auch bei einem Robo-Advisor oder einer Trading-App kann ein Freistellungsauftrag hinterlegt werden.
Notieren Sie nicht nur die Anzahl Ihrer Konten, sondern schätzen Sie auch die erwarteten Erträge pro Jahr. Bei Tages- und Festgeld ist das oft leicht zu berechnen: Guthaben mal Zinssatz. Im Depot ist eine genaue Prognose schwieriger, weil Dividenden und Kursgewinne schwanken. Hier hilft ein Blick auf die Ausschüttungen und Verkäufe des Vorjahres.
2. Den Pauschbetrag sinnvoll aufteilen
Verteilen Sie Ihren Freibetrag dorthin, wo voraussichtlich die höchsten oder sichersten Erträge entstehen. Haben Sie etwa 15.000 Euro Tagesgeld zu 3 Prozent angelegt, erwarten Sie rund 450 Euro Zinsen. Ein Freistellungsauftrag über 450 Euro bei dieser Bank vermeidet den unmittelbaren Steuerabzug auf diese Zinsen.
Die restlichen 550 Euro können Sie zum Beispiel Ihrem Depot zuweisen, wenn dort Dividenden oder Gewinne aus Verkäufen anfallen. Eine punktgenaue Verteilung ist nicht nötig. Sie können auch einen kleinen Puffer einplanen, sofern der Gesamtbetrag von 1.000 Euro beziehungsweise 2.000 Euro nicht überschritten wird.
Bei kleinen Guthaben und mehreren Konten ist eine Konzentration oft einfacher. Statt fünf Mini-Freistellungsaufträge zu verwalten, kann es sinnvoll sein, den gesamten Betrag beim wichtigsten Depot oder bei der Bank mit den höchsten Zinsen einzurichten. Das reduziert Pflegeaufwand. Der Nachteil: Bei anderen Banken wird zunächst Steuer abgezogen, wenn dort doch Erträge entstehen.
3. Steuer-ID und persönliche Daten prüfen
Für einen wirksamen Freistellungsauftrag benötigt die Bank Ihre Steueridentifikationsnummer. Die elfstellige Steuer-ID bleibt dauerhaft gültig und ist nicht mit der Steuernummer auf Ihrem Steuerbescheid zu verwechseln. Fehlt sie, kann die Bank den Auftrag in der Regel nicht dauerhaft berücksichtigen.
Achten Sie außerdem darauf, dass Name, Geburtsdatum und Kontoinhaber korrekt hinterlegt sind. Bei Namensänderungen nach Heirat oder Scheidung sollten Sie die Daten bei der Bank aktualisieren, bevor Sie einen neuen Auftrag einrichten. So vermeiden Sie Verzögerungen bei der Bearbeitung.
4. Auftrag im Onlinebanking eintragen
Die meisten Banken bieten den Freistellungsauftrag im Onlinebanking oder in der App an. Häufig finden Sie ihn in den Bereichen „Service“, „Steuern“, „Persönliche Daten“ oder „Depotverwaltung“. Tragen Sie den gewünschten Betrag ein, bestätigen Sie Ihre Steuer-ID und geben Sie den Auftrag frei.
Prüfen Sie anschließend die Bestätigung. Entscheidend sind der hinterlegte Betrag, das Gültigkeitsjahr und die Konten oder Depots, für die der Auftrag gilt. Manche Anbieter führen einen zentralen Auftrag für alle Produkte, andere verlangen eine Zuordnung zu einzelnen Depots oder Konten.
Ein Freistellungsauftrag gilt meist unbefristet, bis Sie ihn ändern oder löschen. Sie müssen ihn daher nicht jedes Jahr neu einreichen. Kontrollieren sollten Sie ihn dennoch jährlich, besonders wenn Sie Geld zwischen Banken umschichten, ein neues Depot eröffnen oder ein Konto kündigen.
5. Betrag anpassen, bevor Erträge anfallen
Änderungen sind grundsätzlich jederzeit möglich. Für bereits abgerechnete Kapitalerträge gelten jedoch Fristen. Viele Banken können zu viel einbehaltene Steuer innerhalb desselben Kalenderjahres noch direkt erstatten, wenn Sie den Freistellungsauftrag rechtzeitig erhöhen. Nach Jahresende bleibt meist die Steuererklärung als Weg zur Erstattung.
Praktisch ist daher eine kurze Prüfung vor typischen Ertragsterminen: vor der Zinsgutschrift beim Festgeld, vor Dividendensaisons oder vor einem geplanten Wertpapierverkauf. Wenn Sie ein Depot übertragen oder eine Anlage auflösen, reduzieren oder löschen Sie den Auftrag bei der alten Bank und setzen ihn bei Bedarf beim neuen Anbieter.
Beispiele für eine sinnvolle Verteilung
Angenommen, Sie sind alleinstehend und haben einen Sparer-Pauschbetrag von 1.000 Euro. Auf Ihrem Tagesgeldkonto erwarten Sie 350 Euro Zinsen. Ihr ETF-Depot schüttet voraussichtlich 200 Euro aus, zusätzlich planen Sie einen Verkauf mit etwa 600 Euro Gewinn. In diesem Fall könnten Sie 350 Euro der Tagesgeldbank und 650 Euro dem Depot zuordnen. Damit ist der gesamte Freibetrag ausgeschöpft.
Wenn der geplante Depotverkauf nicht stattfindet, bleibt ein Teil des Freistellungsauftrags ungenutzt. Das ist kein Problem. Sie verlieren den Pauschbetrag nicht dauerhaft, aber ungenutzte Beträge lassen sich nicht in das nächste Jahr übertragen. Haben Sie dagegen die Gewinne unterschätzt, wird auf den übersteigenden Teil automatisch Steuer einbehalten.
Bei zusammen veranlagten Paaren kann der gemeinsame Betrag von 2.000 Euro flexibel verteilt werden. Voraussetzung ist, dass die Bank den gemeinsamen Freistellungsauftrag für beide Personen korrekt erfasst. Bei Einzelkonten eines Partners und einem Gemeinschaftsdepot sollten Sie genau prüfen, welche Auftragsform der jeweilige Anbieter verlangt.
Häufige Fehler, die sich leicht vermeiden lassen
Der häufigste Fehler ist die doppelte Vergabe des Freibetrags. Wer 1.000 Euro bei einer Tagesgeldbank und weitere 1.000 Euro beim Broker einträgt, obwohl nur 1.000 Euro zustehen, hat insgesamt zu viel freigestellt. Deshalb sollten Sie Änderungen immer in einer einfachen Übersicht festhalten.
Ebenfalls häufig: Ein Freistellungsauftrag wird nur auf das Girokonto gesetzt, während die Erträge tatsächlich im Depot oder auf dem Tagesgeldkonto entstehen. Prüfen Sie, ob der Auftrag produktübergreifend gilt. Ist das nicht der Fall, muss er für das betreffende Depot oder Anlagekonto eingerichtet werden.
Auch ein zu niedriger Betrag kann unnötig sein. Wenn Sie bereits wissen, dass Ihr Festgeld 700 Euro Zinsen bringt, ist ein Auftrag über 100 Euro wenig sinnvoll, solange an anderer Stelle noch Pauschbetrag frei ist. Eine realistische Verteilung erspart Ihnen später Arbeit.
Was tun, wenn bereits Steuer abgezogen wurde?
Wurde Kapitalertragsteuer abgezogen, obwohl Ihr Pauschbetrag noch nicht vollständig genutzt war, prüfen Sie zuerst die Jahressteuerbescheinigung und den Erträgnisaufstellung Ihrer Banken. Liegt der Fehler im laufenden Jahr und wurde der Freistellungsauftrag nachträglich korrekt eingerichtet, kann die Bank die Abrechnung unter Umständen noch korrigieren.
Ist das Kalenderjahr vorbei, können Sie zu viel gezahlte Kapitalertragsteuer über Ihre Einkommensteuererklärung zurückholen. Dafür tragen Sie die Angaben aus den Steuerbescheinigungen in der Anlage KAP ein. Das lohnt sich besonders, wenn Freistellungsaufträge fehlten, falsch verteilt waren oder Ihr persönlicher Steuersatz unter 25 Prozent liegt.
Wer dauerhaft den Überblick behalten möchte, sollte beim jährlichen Finanzcheck nicht nur Zinsen und Depotkosten vergleichen, sondern auch die Freistellungsaufträge prüfen. Zwei Minuten Kontrolle vor der nächsten Zinsgutschrift sind meist einfacher als eine spätere Steuerkorrektur.